תכנון אירוע הוא הפקה בפני עצמה כאשר לאחר בחירת הלוקיישן, מגיע השלב בו אתם נדרשים לבחור את נותני השירות: צלם אירועים, חברת קייטרינג, תקליטן, שירותי בר, חברת עיצוב ואחרים בהתאם לצרכים שלכם ואופי האירוע המתוכנן. לצורך כך ריכזנו עבורכם טיפים כלליים לבחירת נותני שירות:
מורשה או לא
הדבר הראשון שצריך לבדוק כשאתם בוחרים נותן שירות לאירוע הוא האם הוא בעל רישיון עסק, חברה או עוסק מורשה ולבקש לראות תעודה המוכיחה את כישוריו כעוסק מורשה בתחום. לא מומלץ להסתפק באישור בעל פה ולקחת סיכום שאולי היה אישור ופג תוקפו ואז אינכם מכוסים מבחינה רשמית.
אין כמו המלצות
מומלץ לקבל המלצות מחברים שערכו אירוע ונהנו משירותיהם של ספקים מבחינות שונות כמו מקצועיות, אחריות, עלות סבירה, עמידה בזמנים, אדיבות וכן הלאה. היתרון הוא כשאתם פונים לספק לאחר המלצה מפה לאוזן, סביר להניח שירגיש מחויב לכם במידה רבה יותר מאחר ואינו רוצה להרוס את המוניטין שצבר. בכל מקרה, אל תסתפקו בהמלצות של גורם אחד, פנו עם פרטי הספק וחפשו עליו המלצות ומשובים באינטרנט, כך יגדלו הסיכויים שאכן מדובר בקונצנזוס ולא רק חוויה חיובית חד פעמים והתרשמות סובייקטיבית. במידה וישנה אפשרות כזו, בקשו גם אתם באופן אישי להגיע להתרשם מהשירות שלו, אם הדבר רלוונטי, כמו למשל תזמורת לחתונה או תקליטן באירוע – לבקש להגיע לאחד האירועים ולהתרשם מביצועיו.
עם מי אתם עובדים?
לאחר שהתרשמתם מנותן שירות שהוא, בדקו עם אילו גורמים הוא עובד. למשל, אם בחרתם בחברת צילום, בררו מה שם הצלם המיועד לצלם באירוע שלכם והניסיון שלו. לגבי חברת קייטרינג למשל, כדאי לברר את שם השף או הטבח המיועד לאירוע שלכם ואם אכן התרשמתם בחיוב מהפרטים שקיבלתם עליו, לוודא שאכן הוא הצפוי להיות ולא להיות מוחלף באחר.
פגישה פנים אל פנים
אין כמו התרשמות פרונטאלית וסגירת הפרטים פנים אל פנים. כשזה נעשה טלפונית יש סיכויים לפחות מחויבות מצד הספק ולכם אין אפשרות לקלוט דברים שפגישה פנים אל פנים מאפשרת, מבחינת האמינות והכימיה ביניכם (במיוחד אם מדובר בנותן שירות בעל חלק מרכזי באירוע). בפגישה כזו גם תוכלו להרגיש נוח לשאול את כל השאלות, גם הקטנות ביותר, שאולי נראות חשובות פחות במעמד הפגישה אבל במבחן המציאות לפעמים עלולות להביא למחלוקות ולחוסר שביעות רצון מצידכם. תיאום הציפיות חייב לכלול את כל הפרטים הקטנים, שחשוב לתעד במסמך או חוזה המרכז את פרטי ההזמנה. כך לא יישארו דברים שיישארו בעל פה או ברמת "תסמוך עלי, יהיה בסדר".
השוואת מחירים
סביר להניח שתעדיפו לחסוך עלויות כדאי לחפש חברות להפקת אירועים, אך עם זאת, לפעמים דווקא הזול יעלה לכם ביוקר. לאחר שתעשו השוואת מחירים עם נותני שירות אחרים בתחום, תוכלו להעריך את המחיר של אותו הספק. במידה וישנו פער משמעותי בין המחיר שלו ומחירי יתר הספקים, בדקו מולו מה הסיבה. אולי ישנם דברים שאינכם מודעים לחשיבותם ואינם באים לידי ביטוי בשירות שהוא מציע וחבל שתאלצו לשלם את המחיר ביום האירוע.
לסיכום,
מאחר והפקת אירוע כרוכה בהזמנת שירותיהם של ספקים ונותני שירות שונים מתמחים בתחומם ואתם מהווים אנשי הקשר שלהם לאירוע, חשוב שתבחרו אותם בקפידה לאחר שקיבלתם המלצות לגביהם, נפגשתם איתם פנים אל פנים, ווידאתם שיש כימיה ועשיתם תיאום ציפיות עד הפרטים הקטנים כך שתהיו מסונכרנים ביניכם ויימנעו מחלוקות וחוסר נעימויות באירוע עצמו.
