כשמתכננים אירוע חגיגי כמו חתונה, בר/בת מצווה, ברית או אירוע משמח אחר, הבחירה הראשונה שנדרשת לעשות, והיא זו שתשפיע על המשך הבחירות וההחלטות בעת ארגון האירוע, מתייחסת לבחירת המקום לקיים בו את האירוע. הבחירה עשויה לא להיות פשוטה מכיוון שהיא תלויה בגורמים רבים ומבחר המקומות הקיים בשוק החל מגני אירועים פורחים וירוקים ועד אולמות אירועים מפוארים ומרשימים הינו רחב.
בחירת מיקום נוח ונגיש
אחד השיקולים המרכזיים בבחירת מקום לאירוע הוא המיקום הגיאוגרפי של המקום. מומלץ לבחור מקום שיהיה במרחק סביר מרוב המוזמנים שצפויים להגיע על מנת להקל עליהם שלא יגיעו מותשים לאירוע לאחר נסיעה ארוכה ועמידה ממושכת בפקקים. בנוסף, מומלץ לבחור מיקום שאינו מרכזי מידי ושהגישה אליו תהיה נוחה וללא בעיות חנייה. לפעמים אפילו כדאי לבחור מקום מעט מרוחק יותר שהגישה אליו נוחה ולא להעדיף מקום קרוב אבל ממוקם במרכז העיר ולא פשוט להגיע אליו.
מועד האירוע
המועד של האירוע הצפוי, בין אם מדובר באירוע חורף או אירוע קיץ, יסייע לכם בבחירת המקום. מן הסתם, באירוע חורף או חודשי הקיץ החמים מאוד, סביר להניח שהבחירה תהיה באולם אירועים מחומם או ממוזג בעוד שבאירוע קיץ או עונת מעבר תוכלו לבחור את המקום מבין מבחר גני אירועים ירוקים.
הערכת תקציב
העריכו מסגרת תקציב משוערת לאירוע וכזו שתוכלו להרשות לעצמכם. גם התוספות הקטנות שאינן נכללות בהשכרת המקום מייקרות משמעותית את האירוע וצריכים להילקח בחשבון, למשל עיצובים, תוספות שאינן נכללות במסגרת השכרת המיקום, הלבשה, מתנות לאורחים וכדומה. קחו בחשבון כי בדרך כלל ככל שכמות האורחים יותר גדולה, המחיר למנה יורד.
רישיון לעסק
כשאתם מגיעים לבחון מקום לאירוע, חשוב לוודא שלמקום יש רישיון עסק בתוקף ולבקש לראות אותו ולא להסתמך על דברים בעל פה. בשוק פעלים מקומות רבים ללא רישיון, ללא ביטוח וללא פיקוח, כך שאין להם אישורי בטיחות מהמשטרה ומכבי אש. לא תרצו שהמקום ייסגר לפני שהאירוע שלכם ייצא לפועל.
אולם אירועים מול גן אירועים
אחת ההתלבטויות הגדולות בבחירת המקום היא האם לבחור באולם אלגנטי ומעודן הממוזג בקיץ ומחומם בחורף או דווקא לבחור לקיים את האירוע בגן אירועים תחת כפות השמיים, לצד הצמחייה הירוקה והפורחת ובאוויר הפתוח. לכל בחירה יש את החסרונות והיתרונות שלה. תוכלו לבחור בהתאם למועד האירוע, להעדפתכם ואופי האירוע.
היקף האירוע
בהתאם לכמות האורחים הצפויים תוכלו לבחור את המקום המתאים. לא כדאי לבחור מקום גדול מידי שיישרה תחושת ריקנות או מצד שני, מקום קטן מידי וצפוף שבו האורחים ירגישו לא בנוח.
קייטרינג
בררו האם המקום כולל קייטרינג משלו או שנדרש להביא קייטרינג חיצוני. במקרה ואתם נדרשים לבחור את הקייטרינג באופן עצמי, וודאו אם אתם נדרשים לאישור הקייטרינג על ידי המקום. בכל מקרה, חשוב לדאוג לפני הסגירה שהאוכל אכן מתאים מבחינתכם, במיוחד כאשר מדובר בקייטרינג של המקום, שכן, שני הדברים תלויים אחד בשני.
אקוסטיקה
ישנם מקומות בהם ישנה בעיית אקוסטיקה, המביאה לכך שלא ניתן כמעט לדבר אפילו עם השכנים בשולחן בגלל עוצמות המוסיקה בשילוב עם הרעשים האחרים במקום. במקומות פתוחים הבעיה אינה קיימת מכיוון שאין קירות ותקרה שמחזירים את גלי הקול בעוד שבמקומות סגורים, הדבר תלוי בתקרה אקוסטית או לא והאם קיימת אפשרות חלופית לספיגת הרעש. למען הסר ספק, מומלץ להגיע לאירוע המתקיים במקום ולוודא את מידת האקוסטיקה. כמובן שעדיף להגיע לאירוע הכולל כמות דומה של מוזמנים לאירוע שלכם.
ולבסוף, הפרטים הקטנים והחשובים
חשוב לוודא פרטים קטנים וחשובים לפני הסגירה בפועל, כמו למשל הימצאות גנראטור זמין ותקין למקרה של הפסקת חשמל, רמת הניקיון וההיגיינה במקום, תעודת כשרות בתוקף וחנייה מסודרת.
אירוע מוצלח ומהנה!
