אחת ההחלטות החשובות העומדות לפני הפקת אירוע משפחתי או עסקי, הוא מציאת אולם אירועים מתאים לאופי האירוע ולקהל היעד – האורחים. בחירת אולם אירועים מתאים אינה משימה פשוטה וזאת בשל המגוון הרחב והסגנונות השונים. גם אופי האורחים עשוי להיות שיקול מכריע בבחירת וכך גם שיקולי רמת הכשרות, נגישות לנכים, עגלות ילדים ואפשרות שילוב ספקי שירות נוספים כמו תאורה, צלם, תזמורת חסידית ושירותי קייטרינג.
גבשו את הדרישות והצרכים שלכם מהמקום, הגיעו מוכנים לפגישה עם מנהלי המקום, בדקו את רמת המחירים הקיימת בשוק לאולמות אירועים דומים, ונסו להגיע למחיר שנוח לכם, זיכרו שיש הרבה אולמות אירועים, חתונות מסוג הזה וכל אחד מהם ישמח אם תבחרו לחגוג אירוע דווקא באולם שלהם, וככל שישנה תחרות גדולה יותר, כך שיש לכם יכולת להתמקח על המחיר.
בכדי שכל האורחים באירוע יוכלו ליהנות מהאוכל המוגש, מומלץ לבצע טעימות ולבחור את המנות המתאימות לאורחים שלכם. רצוי גם לברר מה רמת הכשרות של האוכל, רצוי גם לקבל המלצות ממי שכבר היה וקיים אירוע באולם או בגן האירועים שבחרתם. אם בחרתם בחברת הפקת אירועים, הרי שהורדתם מעל הראש מטלות רבות, הפקת האירוע מקצועית ומאפשרת לכם לשמור מרחק ולהתפנות לדברים החשובים באמת. מפיקי האירוע שבחרתם, הם קבלני המשנה שלכם לביצוע האירוע. הם אלה שיפקחו על כל פרט ופרט בכדי למנוע את עוגמת הנפש בשל חוסר תשומת הלב לפרטים הקטנים, או דברים שאתם לא רואים אותם.
בעל מקצוע מנוסה יכול להפוך את החתונה שלכם להפוך את האירוע למוצלח ככל האפשר. הוא יכול לשים דגש על הפרטים המהותיים אשר יתרמו להצלחה, ויוריד מעליכם את העומס הכרוך בהפקת אירוע. חברות העוסקות בהפקת אירועים תיקח על עצמה את כל האחריות לתכנון ולביצוע ותעניק לבעלי האירוע שקט נפשי הכרוך בידיעה כי הכול מתנהל כהלכה - החל ממציאת מקום לאירוע או לכנס, משא ומתן עם בעלי מקצוע, גיבוש תכנים, תיאומים וסגירת קצוות ועד לניהול האירוע.
מפיקי אירועים שעוסקים בהפקת אירועים מעוניינים פעמים רבות לשלב באירוע שלהם אטרקציות ייחודית שישאירו רושם בעיני האורחים. אטרקציות אלה יכולות לשדרג את האירוע ולהפוך אותו מעוד לאירוע, לאירוע מדובר ובלתי נשכח. ישנן אטרקציות רבות ומגוונות שעשויות להיות גם מורכבות ויקרות.
